I documenti, in formato elettronico, risiedono fisicamente presso l'infrastruttura del fornitore del servizio, che ne garantisce la protezione in termini di sicurezza, riservatezza e disponibilità. L’archiviazione dei documenti può avvenire in formato originale e in formato PDF con trasformazione automatica.

La creazione dei documenti può essere manuale o automatica da files già esistenti, da scanner o fotocamere, da e-mail o fax e da tutti i dispositivi che possono generare dati.